Zprávy z finančního úřadu
Vytáhne číslo jednací a lhůtu. Zprávu i přílohy předá účetní.
Datové schránky a příchozí pošta
Oto. přečte zprávu. Vytáhne termín. Předá ji správnému člověku.
Zpracuje nové zprávy z datové schránky, e-mailu nebo e-podatelny. Ke každé připraví souhrn, přílohy, číslo jednací, termín a odpovědnou osobu.
- Pozná typ zprávy a agendu.
- Vytáhne údaje a běžící lhůty.
- Založí úkol s kompletními podklady.
Napojení podle vašeho prostředí
Datové schránky
Microsoft Outlook
Microsoft 365Datová schránka
Nová přijatá zpráva
Finanční úřad pro Jihomoravský kraj
Výzva k doplnění kontrolního hlášení
2 přílohyDoručeno dnes v 08:42
Oto. připravil
Termín
5 pracovních dnů
Číslo jednací
456782/26/3000
Odpovědná osoba
Klára Nováková
Úkol je připravený. Odpověď nebo podání odešle až oprávněný člověk.
Datové schránky, e-mail i e-podatelna
Jeden postup pro všechny schránky.
Ať zpráva přijde odkudkoli, odpovědný člověk dostane stejný přehledný úkol.
Datové schránkyMicrosoft OutlookMicrosoft 365
Přečte · zařadí
vytáhne termín
KN
Účetní
DPH a finanční úřad
PM
Mzdový tým
ČSSZ a podklady klientů
LV
Právní agenda
Rozhodnutí a výzvy
Původní zprávaVšechny přílohyČíslo jednacíBěžící lhůta
Podklady z firemních workshopů
Tento proces se objevil ve workshopech 20 firem.
20
firem popsalo stejný problém
25 262 h
uvedené ruční práce ročně
3
detailní návrhy automatizace procesu
Souhrn anonymizovaných workshopů a procesních dokumentací. Hodiny jsou odhady uvedené samotnými firmami.
Příklady z provozu
Jaké zprávy může Oto. zpracovat.
Pravidla nastavíme podle vašich agend, klientů a odpovědností. Oto. pak každou zprávu zpracuje stejným způsobem.
Úřední rozhodnutí
Označí naléhavý případ a předá ho člověku, který řeší danou agendu.
Podklady od klientů
Přiřadí dokumenty ke klientovi, období a agendě. Pak je pošle správnému týmu.
Běžná příchozí pošta
Určí oddělení, agendu nebo pobočku. Původní zpráva i přílohy zůstanou u případu.
Tři kroky
Od zprávy k hotovému úkolu.
Převezme zprávu
Načte zprávu a všechny přílohy z dohodnuté datové schránky, e-mailu nebo e-podatelny.
Vytáhne, co je důležité
Určí agendu, odesílatele, klienta, číslo jednací, termín a další požadované údaje.
Předá ji k vyřízení
Přiřadí odpovědného člověka a založí mu úkol se souhrnem, termínem a původními dokumenty.
Přesný výstup
Co dostanete ke každé zprávě.
Co přišlo
Stručný souhrn, odesílatel, původní zpráva a všechny přílohy.
Co je potřeba hlídat
Agenda, číslo jednací, termín a další požadované údaje.
Kdo zprávu řeší
Odpovědný člověk a konkrétní další krok.
Člověk nemusí otevírat každou zprávu a zjišťovat, komu ji přeposlat.
18
zpracovaných zpráv
2
běžící lhůty
1
čeká na rozhodnutí
Výzva k doplnění kontrolního hlášení
UrgentníFinanční úřad · termín za 5 pracovních dnů
Klára Nováková
Rozhodnutí o pojistném
ČSSZ · zařazeno do mzdové agendy
Mzdové oddělení
Podklady pro mzdy za srpen
Klient Novák servis · 4 přílohy
Tým mezd
Každá zpráva má původní dokument, stručný souhrn, vlastníka a další krok.
Cena modulu
Konkrétní nabídka předem.
Rozsah modulu Pošta a datové schránky nastavíme podle vaší práce, pravidel a systémů. Po registraci analyzujeme firmu a připravíme konkrétní cenu ke schválení.
Založit účet a získat návrhBez platební karty. Aktivaci ani provoz nespustíme bez vašeho souhlasu.
Jednotka hotové práce
Zpracovaná zpráva s termínem a odpovědnou osobou
Platíte za dokončený výsledek
Ne za tokeny, pokusy modelu ani interní technické kroky.
Co ovlivní nabídku
- Počet schránek a typů zpráv
- Třídicí pravidla, lhůty a výjimky
- Napojení úkolů, dokumentů a interních systémů
Nastavení modulu
Nejdřív pochopíme, jak poštu řešíte dnes.
Podle odpovědí navrhneme rozsah, napojení a cenu.
Oto. zprávy třídí a připravuje. Odpovědi a právně významná podání odesílá člověk.
Kde zprávy přicházejí
Datová schránka, vybraná e-mailová schránka nebo e-podatelna.
Jak je dnes třídíte
Kategorie, klienti, agendy, pobočky a lidé, kteří je mají řešit.
Co nesmí zapadnout
Lhůty, čísla jednací, identifikátory klienta a povinné přílohy.
Kam má případ pokračovat
Úkol, Teams, e-mail, dokumentové úložiště nebo váš interní systém.